Seit mehr als einem Jahr steht den Mitarbeitern der TARGOBANK ein weiterer Meldeweg zur Verfügung, um auch anonym Hinweise auf Regelverstöße und strafbare Handlungen abzugeben.
Als der Compliance-Bereich der TARGOBANK das System Anfang 2014 gestartet hatte, war unklar, ob die Mitarbeiter diesen Meldeweg annehmen würden. Kreditinstitute sind nach dem Kreditwesengesetz verpflichtet, einen solchen Meldeweg bereitzustellen – unabhängig davon, ob es einen Bedarf gibt, oder nicht.
Mittlerweile sind erste Hinweise über das System eingegangen. Die Themen unterscheiden sich, ebenso wie ihre Qualität. Das System wurde erfreulicherweise bislang nicht zu Denunziationen oder Ähnlichem missbraucht. Die meisten Meldungen betrafen potentielle strafbare Handlungen. Es gab aber auch Hinweise zu unerwünschtem Verkaufsverhalten und zu manipulierten internen Prozessen. Seit das System eingeführt wurde, machen die Mitarbeiter zudem verstärkt von der Möglichkeit Gebrauch, sich telefonisch und per Post an Compliance zu wenden.
Vertrauliche Hinweise durch Mitarbeiter
Das Hinweisgebersystem hat sich in die unterschiedlichen Meldewege der TARGOBANK eingefügt und ergänzt diese. Auch andere Bereiche der TARGOBANK empfehlen das System, wenn ein Mitarbeiter vertraulich einen Hinweis abgeben möchte. Neben der Vertraulichkeit war die Dialogfähigkeit ein wesentliches Argument für die Einführung des externen Systems. Über ein Postfach können weitere Details anonym mitgeteilt werden. Im Sinne einer effektiven Aufklärung von regelwidrigen Sachverhalten haben wir auf eine hohe Akzeptanz des Postfachs gehofft. Auch hier sind wir positiv überrascht worden. In 80 Prozent der Fälle haben die Hinweisgeber ein Postfach eingerichtet und damit eine weitere Kommunikation ermöglicht. Diese Akzeptanz ist für uns ein Signal, dass es richtig war, die Anforderungen des Gesetzgebers nicht nur durch einen ‚Briefkasten an der Tür‘, sondern umfassend umzusetzen. Zunächst mussten wir einige Überzeugungsarbeit leisten und den Aufwand darstellen. Darüber hinaus musste erläutert werden, welche Ziele mit dem Hinweisgebersystem verknüpft sind. Einerseits fürchtete man, das System könnte missbraucht werden um Mitarbeiter zu schädigen. Andererseits gab es bei der TARGOBANK bereits ein funktionierendes „Null-Toleranz“-Konzept gegenüber strafbaren Handlungen und eingespielte Prozesse zur Hinweisbearbeitung.
Maßnahmen zur Schadensverhütung
Als zentrale Stelle zur Geldwäschebekämpfung und Straftatenprävention im Sinne des KWG ist der Bereich Compliance angehalten, ein risikominimierendes Konzept zu erarbeiten. In diese Maßnahmen zur Schadensverhütung fügt sich das Hinweisgebersystem ein. Zugleich wollten wir sicherstellen, dass es keinen Raum für die Austragung von persönlichen Animositäten zwischen Mitarbeitern gibt. Ebenso soll mit dem System weder die Leistung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gemessen oder kontrolliert werden. Wir konnten diese Vorbehalte ausräumen, indem wir die betroffenen Bereiche und Mitarbeitervertreter frühzeitig informiert und eingebunden haben. Zudem haben wir bei der Gestaltung des Systems darauf geachtet, dass die Hinweise konkreten Themen zugeordnet werden. Diese sind geschäftsbezogen, und ein potentieller Hinweisgeber wird dort keinen Raum für persönliche Auseinandersetzungen finden. Die Bearbeitung der Hinweise ließ sich gut in die bestehenden Prozesse integrieren. Dafür sind die Interne Revision und, wenn es um die Überwachung von fehlerhaftem Verkaufsverhalten geht, Compliance verantwortlich.
Vertraulichkeit der Hinweisgeber ist zu achten.
Bei Bedarf werden weitere Fachbereiche eingebunden. Bei der Bearbeitung der Hinweise wird, soweit rechtlich zulässig, die Vertraulichkeit der Hinweisgeber geachtet. Andererseits sind die Rechte eines Beschuldigten stets zu wahren. Wenn dieser Spagat gelingt, setzt sich die bisherige positive Resonanz und Akzeptanz der Mitarbeiter und beteiligten Bereiche dauerhaft fort.
