Die Ausgangslage war fordernd: Zum einen führte die demografische Entwicklung zu einer längeren Betriebszugehörigkeit und einem steigenden Altersdurchschnitt der Schwäbisch Hall-Mitarbeiter in den kundenbetreuenden Einheiten, zum anderen empfanden sie die Arbeit zunehmend als belastend. Das schlug sich auch in einer überdurchschnittlich hohen Krankheitsquote nieder. Dies war für den Vorstand der Bausparkasse Schwäbisch Hall 2013 der Anlass, einen zweijährigen Prozess anzustoßen, der sich mit der Bewältigung der „Herausforderung Arbeitsbelastung“ auseinandersetzte.
Zu Beginn des Projekts erprobten Piloteinheiten sinnvolle Herangehensweisen an das Thema „Arbeitsbelastung“. Mitarbeiter und Führungskräfte entwickelten in Workshops eine gemeinsame Antwort auf die Frage „Was ist eigentlich Arbeitsbelastung konkret für uns – und wie können wir ihr begegnen?“. Ziel war es, im ersten Schritt ein Vorgehen zu finden, das die wesentlichen Ursachen der empfundenen Arbeitsbelastung identifiziert und die komplexen Zusammenhänge nicht zu sehr vereinfacht. Zwei Modelle erwiesen sich als nützlich: erstens die Belastungs-Ressourcen-Waage und zweitens das Person-Situation-Organisation-Modell (PSO-Modell) des Instituts für Arbeitspsychologie und Arbeitsmedizin (IAPAM).
Belastung ist nicht gleich Beanspruchung
Die Belastungs-Ressourcen-Waage führt plastisch vor Augen: Belastungen und Anforderungen werden erst zum Problem, wenn sie nicht mit adäquaten Ressourcen aufgefangen oder bewältigt werden können. Daraus folgt: Stimmen die Rahmenbedingungen, können auch hohe Belastungen und Anforderungen positiv und motivierend wirken. Zugleich gilt: Auch wer mehr kann, als er darf – also dauerhaft unterfordert ist – ist unzufrieden.
Diese Betrachtungsweise führte zur Erkenntnis, dass Menschen durch eine Reduktion der Arbeitsbelastung nicht automatisch gesund und leistungsfähig bleiben. Vielmehr geht es um eine ausgewogene Gestaltung der Anforderungen sowie der Ressourcen.
Direktes Arbeitsumfeld wichtig
Beim Identifizieren der Stellschrauben im Arbeitsumfeld, um dieses Ziel zu erreichen, hilft das Person-Situation-Organisation-Modell. Bei seiner Anwendung zeigte sich: Die Stellschrauben sind nicht neu, aber erst das Erkennen der vielfältigen Wechselbeziehungen führt zu einer wirklich ganzheitlichen Betrachtung der Arbeitsbelastung.
Intensiver Dialog als Erfolgsfaktor
Um ein einheitliches Verständnis der Zusammenhänge von Belastung und Ressourcen zu schaffen, führte jedes Kundenbetreuungsteam einen Workshop „Herausforderung Arbeitsbelastung“ nach dem jeweils gleichen Vorgehensmodell durch. Die übergeordnete Frage in den Workshops lautete: „Was können wir konkret tun, um bei mir und uns die Belastungen zu stabilisieren und die Ressourcen zu stärken?“ Dabei kann es erstens um das Erlernen eines neuen Verhaltens (zum Beispiel bewusst gemeinsam Pausen machen – Aspekt „Person“) oder zweitens um das Gestalten von Systemen und Kulturen (zum Beispiel Neuorganisation der Postverteilung – Aspekt „Organisation und Führung“) oder drittens um das aktive Gestalten der Teamsituation (zum Beispiel Vertreterregelung konsequent leben – Aspekt „Situation“) gehen. Entscheidend für den Erfolg dieser Workshops war, dass die Stellschrauben definiert und Maßnahmen im Dialog entwickelt wurden.
Aufschlussreiche Projekterkenntnisse
Bei Schwäbisch Hall fanden innerhalb von zwei Jahren über 120 Workshops mit rund 1.800 Mitarbeitern statt, teamspezifische Maßnahmen wurden umgesetzt und ein Dutzend bereichsübergreifender Maßnahmen identifiziert. Die Akzeptanz des gewählten Vorgehens war groß, was auch die Change-Multiplikatoren aus den Teams bestätigten. Sie wurden zu Beginn des Projekts installiert und trafen sich im Projektverlauf regelmäßig, um Erfahrungen und Best Practice-Ansätze auszutauschen.
Eine im November 2014 durchgeführte Mitarbeiterbefragung zeigte erste Erfolge: Die subjektiv empfundene Arbeitsbelastung war in den betroffenen Einheiten bereits deutlich gesunken, und die Mitarbeiter stellten den Führungskräften ein gutes Zeugnis bei der Unterstützung der individuellen Balance aus. Außerdem waren die Bekanntheit und Nutzung der vielfältigen Angebote des Gesundheitsmanagements von Schwäbisch Hall und die Zufriedenheit mit ihnen weiter gestiegen. Zudem war und ist die Krankheitsquote in der Tendenz rückläufig.
Dauerhafter Prozess sichert Nachhaltigkeit
Um eine dauerhafte Haltungs- und Verhaltensänderung zu erzielen, war das Projekt ein erster wichtiger Schritt. In ihm wurde eine Vielzahl von Instrumenten für die Anwendung im Team entwickelt. Außerdem wurde im Jahresgespräch zwischen Mitarbeiter und Führungskraft verankert, dass die individuell empfundene Belastungssituation angesprochen wird.
Auch die Maßnahmen und Angebote des Gesundheitsmanagements wurden überarbeitet. Sie folgen nun der Logik von „Balance leben“. Der Fokus liegt heute erstens auf der individuellen Gesunderhaltung („Mein Leben in Balance“), zum Beispiel durch eine Vielfalt von Kursen im betriebseigenen Gesundheitszentrum, zweitens auf einem gesunden Führungsverhalten („Führung in Balance“) durch eine Sensibilisierung der Führungskräfte und drittens auf einer gesundheitsförderlichen Teamsituation („Team in Balance“), die durch Workshops gestärkt wird.
Fazit
Mit dem PSO-Modell wurden in dem Projekt bekannte Stellhebel aus unterschiedlichen Disziplinen sinnvoll kombiniert. Erst diese ganzheitliche Betrachtung, die die Aktivitäten des Gesundheitsmanagements mit Maßnahmen zur Personal- und Organisationsentwicklung verbindet, schafft eine nachhaltige Wirkung, die die Arbeitszufriedenheit und „Gesundheitsquote“ positiv beeinflusst.
