Banken und Sparkassen sind längst gesetzlich verpflichtet, ein rechtskonformes Hinweisgebersystem einzusetzen, welches die Anonymität des Melders wahrt, die Unabhängigkeit der Ombudsstelle und die Vertraulichkeit im Melde- und Kommunikationsprozess sicherstellt. Natürlich wurden (und werden noch) im Zuge der Umsetzung institutsübergreifend vielfältige Lösungsvarianten diskutiert. Portallösungen sind dabei offensichtlich auf dem Vormarsch. Dass sie überzeugen, liegt auch darin begründet, dass die Prozesse rings um die Software stimmen. Dazu zählt beispielsweise auch, die Gewährleistung einer interaktiven Kommunikation zwischen Informant und Ombudsstelle – die nicht nur technisch möglich sein muss, sondern auch einen raschen Austausch in praxi nach sich ziehen sollte. Hilfreich sind Hinweisgeberportale überdies, wenn sie die Ereignisse nachvollziehbar dokumentieren. Allerdings steht auch hier der Erfolg eines Systems schnell auf der Kippe, wenn mit diesen Auswertungen nichts angefangen wird und die erfassten Daten lediglich Speicherplatz beanspruchen. Anders sieht die Sache hingegen aus, wenn die auch für Dritte nachvollziehbaren Daten nicht nur gespeichert, sondern auch zielgerichtet bearbeitet werden und die notwendigen Schlüsse aus den gewonnenen Informationen gezogen werden. Oberste Priorität hat aber die Wahrung der Anonymität des Whistleblowers. Hier kann nun wiederum die Technik allein eine Menge schaffen. Systeme, wie beispielsweise dp:bank (Hinweisgeberportal und Gremienkommunikationsportal) von der denkende Portale gmbh können garantieren, dass die Identitität der Informanten hundertprozentig geheim bleibt. Gelingen kann diese Gewähr mit Hilfe technischer Finessen, wie etwa einem speziell verschlüsselten Emailprogramm.
Gremienarbeit muss anwenderfreundlich sein
Auch in puncto Gremienarbeit sind Banken und Sparkassen gefordert – hier allerdings vorrangig aus Kostengründen. Die Summe der manuellen Aufwände entlang des Gremienkommunikationsprozesses wurde in Folge gestiegener Rechtsansprüche immer höher. Folglich haben viele Institute in Portallösungen investiert und alle möglichen Geschäftsprozesse weitgehend automatisiert. Solche Systeme müssen darum in der Regel recht komplexen rechtlichen Anforderungen genügen. Beispielsweise sind die Informationspflichten des MaRisk (Ad-Hoc-Kommunikation) oder des Paragrafen §25d KWG zu berücksichtigen. Für Banken und Sparkassen ist neben der Einhaltung der Gesetze und der Revisionssicherheit vor allem zweierlei wichtig, nämlich dass:
1. die umgehenden Unterrichtung aller betreffenden Gremienmitglieder über unvorhersehbare Fehlentwicklungen gewährleistet ist und
2. die Dokumentation der rechtskonformen und rechtzeitigen Kommunikation sichergestellt wird.
Damit die Gremienarbeit mit Unterstützung einer Portallösung gelingt, sind auch hier im Vorfeld zunächst die Prozesse gründlich aufzunehmen – unter Berücksichtigung aller Bedürfnisse der Beteiligten, wie etwa der Stabsmitglieder und der Gremienstruktur des Kreditinstituts. Sind die Abläufe harmonisiert und passen zu den Prozessmitarbeitern, können Anforderungen an eine mögliche Portallösung abgeleitet und bei entsprechenden Anbietern abgefragt werden. Dabei steht zweifelsohne auch die Frage im Raum, ob hier eine Eigenentwicklung helfen kann. Die IT-Spezialisten der denkende portale haben hier unterschiedliche Erfahrungen machen können – bei dem einen Institut mag „Self-made“ funktionieren, bei vielen anderen geht es gehörig schief. Aus finanzieller Sicht lohnt es sich in beiden Fällen nicht. Dafür sind die Anschaffungs- und Lizenzkosten für eine extern gepflegte Gremienportallösung zu gering. Das ist auch der Grund dafür, dass inzwischen etwa 2000 Aufsichtsräte auf die elektronische Gremienkommunikation der denkende portale gmbh zurückgreifen.
Portale können helfen, Prozesse zu beschleunigen und effizienter zu gestalten. Damit dies gelingt, müssen im Vorfeld alle relevanten vor- und nachgelagerten Abläufe optimal ausgerichtet sein und sich an den Bedürfnissen der involvierten Mitarbeiter orientieren. Das bedeutet wiederum nicht, dass gewohnte Pfade nicht verlassen werden dürfen! Es geht vielmehr im Kern darum, Bewährtes in dem neuen Portal aufzugreifen und den Prozess insgesamt sicherer und effizienter zu gestalten. Dies kann mit Hilfe markterprobter Lösungen in der Regel schneller gelingen, als mit selbstgebauten Anwendungen.
