Kosten runter, Datensicherheit rauf und zufriedenere Mitarbeiter

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Mit über 500 Mitarbeitern in 35 Geschäftsstellen gehört die Volksbank Freiburg zu den größeren Genossenschaftsbanken. Um die rund 140.000 Kunden optimal zu betreuen, werden viele Beratungsdokumente in hochwertigem Farbdruck ausgedruckt. 85 Prozent aller Ausdrucke entfallen jedoch auf interne Dokumente, bei denen Datensicherheit im Vordergrund steht. Eine Analyse der Druckkosten zeigte aber ganz klar: Ein wesentlicher Grund für die hohen Kosten war die große Anzahl und Heterogenität an Druckern. Mehr als 20 verschiedene Gerätetypen bei insgesamt rund 230 Geräte, darunter viele Arbeitsplatzdrucker, machten mobilen Mitarbeitern und vor allem der IT das Leben durch unnötig hoher Komplexität schwer. Eine Konsolidierung der Druckerflotte war somit oberste Priorität.

Mittlerweile sind nur noch 95 Geräte im Einsatz, wobei die Entscheidung in den kleineren Filialen auf Tintenstrahldrucker fiel. Diese stellten sich nicht nur in der Anschaffung als kosteneffizienter heraus, sie bedeuten auch geringere Stromkosten (bis zu 50 Prozent im Vergleich zu Laserdruckern), Arbeitszeiteinsparungen (Farbdrucke werden in der Hälfte der Zeit erstellt) und Einsparungen durch den Wegfall analoger Leitungen für Faxgeräte (dank Koppelung mit einem zentralen Ferrari Faxserver). Um rund 20 Prozent konnte die Volksbank so die direkten Kosten für Geräte und Verbrauchsmaterial senken.

Datensicherheit gewährleistet

Ein weiterer Brennpunkt war das Thema Datenschutz und die Vorgaben der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht (BaFin). Die SafeCom Smart Printing Lösung der neuen HP Multifunktionsdrucker schafft bequeme Abhilfe: Die Mitarbeiter authentifizieren sich an einem beliebigen Gerät per Smartcard, welche sie auch für das Zutrittskontrollsystem nutzen; erst dann erfolgt ihr Ausdruck. So fallen Dokumente und Daten nur in die richtigen Hände und die Datensicherheit nach BaFin ist gewährleistet. Die SafeCom Software liefert zudem die Daten, welche Abteilung und Filiale wie viel druckt, scannt oder faxt, sodass Altherr im nächsten Schritt die interne Leistungsverrechnung der Druckkosten plant.

Von den Mitarbeitern gut angenommen

„Wir waren im Vorfeld ein wenig skeptisch, ob die Kartenlösung von den Mitarbeitern akzeptiert wird. Doch gerade von den Abteilungen, die viel drucken, hören wir immer wieder, dass die SafeCom-Lösung Zeit einspart“, betont Altherr. „Denn heute müssen die Mitarbeiter die verschiedenen Druckaufträge nicht mehr auseinandersortieren. Und wenn ein Drucker gerade mit einem größeren Auftrag belegt ist, gehen sie einfach an ein anderes Gerät.“ Auch das Scannen von Dokumenten ist jetzt einfacher, da die Volksbank Freiburg gemeinsam mit dem HP-Partner Display-Buttons für häufige Funktionen wie Scan-to-Email oder Scan-to-Folder eingerichtet hat. Durch die vorherige Smartcard-Authentifzierung am Gerät sind automatisch die richtigen E-Mail-Adressen und Ordner hinterlegt.

Bald werden die Tintenstrahlgeräte eine neue Hauptrolle bei der Volksbank Freiburg spielen: Derzeit laufen erfolgreich die Tests für das dezentrale Scannen von Belegen wie Überweisungen oder Lastschriften in den Filialen. Die IT-Abteilung hat dafür den HP Officejet Enterprise Color MFP X585z auf Herz und Nieren geprüft. Das Gerät hat auf voller Länge überzeugt: Auch zerknitterte oder beschädigte Dokumente wurden gut eingezogen und gelesen. Zukünftig sollen auch alle anderen, bislang noch zentral gescannten Dokumente wie Verträge oder eingehende Korrespondenz dezentral digitalisiert werden. Die HP Tintenstrahl-Multifunktionsgeräte bieten den Vorteil, dass sie beidseitig bedruckte Dokumente sehr viel schneller scannen als vergleichbare Geräte und Leerseiten automatisch eliminieren.

„Mit dem Dokumenten-Scannen werden wir die Bearbeitung intern beschleunigen und die Fahrten zwischen unseren Geschäftsstellen auf ein Minimum reduzieren. Wir gehen davon aus, dass wir durch die beiden Projekte für das dezentrale Scannen Einsparungen im sechsstelligen Bereich erzielen“, so Rolf Luginsland, Abteilungsleiter Organisation. „Ich würde mich auf alle Fälle wieder für die HP Geräte entscheiden, die Qualität und Funktionalität überzeugt uns einfach.“

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hp.com/go/ojpro

Bildnachweis: Freiburger Volksbank eG

Julian Achleitner

Julian Achleitner war von 2014 bis 2016 Redakteur bei BANKINGNEWS.

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  Was die Branche 2016 bewegt