Reporting vertraulicher Inhalte und Gremienkommunikation jenseits der Unternehmensgrenzen gehören zum Geschäftsalltag moderner Bankhäuser.
„Schluss mit der alten Welt“! Ein Ruck geht derzeit durch die Chefetagen moderner Geldinstitute. Viele Projektleiter und Vorstandsmitarbeiter haben erkannt, dass der Austausch und die Bearbeitung von Dokumenten im Internetzeitalter auf ein neues Fundament gestellt werden müssen. Die Bearbeitung geheimer Papierberge in den eigenen vier Wänden weicht dem stark zunehmenden Wunsch nach Mobilität und Flexibilität der Mitarbeiter in der Art und Weise der Zusammen-arbeit. Oberste Priorität hat weiterhin die Sicherheit. Demzufolge müssen Lösungen zum Einsatz kommen, die die Sicherheit der Geschäftsgeheimnisse garantieren und komfortabel zu bedienen sind. Nur so können effiziente Prozesse etabliert werden, die dem Anspruch an eine sichere Zusammenarbeit mit Externen im modernen Kommunikationszeitalter gerecht werden. Grundsätzlich gilt: Vertrauliche Informationen müssen auch außerhalb der Unternehmensgrenzen bestmöglich geschützt werden. Gleichzeitig sollten Projektmitarbeiter die Möglichkeit bekommen, ihre Aufgaben schnell und effizient zu lösen.
Die Antwort geben Lösungen für Document Compliance Management, die vertrauliche Informationen auf einer web-basierten Plattform sicher und schnell bereitstellen. Zahlreiche Schutzfunktionalitäten schotten die Geschäftsgeheimnisse gegen unbefugten Zugriff ab und verhindern, dass Dokumente unerlaubt gelesen, heruntergeladen oder weitergeleitet werden. Das Hosting dieser Lösungen in hochsicheren, zertifizierten Datenzentren in Deutschland ist insbesondere für Banken und Finanz-institute von Bedeutung, da es gilt, gültigen Compliance-Anforderungen sowie regulatorischen Vorgaben der deutschen oder internationalen Bankenbranche Folge zu leisten.
Lösungen für Document Compliance Management werden inzwischen vielfältig eingesetzt. Die Quartals- und Jahresberichterstattung sowie das Reporting gegenüber den Kontrollbehörden sind Beispiele hierfür. Mitarbeiter der Investor Relations-Abteilungen und Agenturen, die innerhalb und außerhalb eines Unternehmens mit hochvertraulichen Finanzzahlen arbeiten, welche bis zum festgelegten Veröffentlichungsdatum unter Verschluss gehalten werden müssen, teilen dieses kritische Datengut vermehrt auf Plattformen für Document Compliance Management. Die Versionierung erlaubt die Bearbeitung aktueller Fassungen und gestaltet den Prozess weniger fehleranfällig. Ebenfalls wird die Zusammenarbeit mittels Audit Trail detailliert protokolliert, so dass Nachfragen der Finanzbehörden schnell und umfassend beantwortet werden können.
Der offenbar vorherrschende Spagat zwischen der Dokumentenbereitstellung und dem bestmöglichen Schutz derselben wird durch den Wunsch vieler Mitarbeiter, unterwegs auf vertrauliche Unterlagen zuzugreifen, weiter verschärft. Flexibles Arbeiten und die Allzeit-Verfügbarkeit der Informationen sind praktisch. Der Umstand, dass jeder Anwender schlussendlich mit seinem eigenen Mobile Device aktiv wird (BYOD = Bring Your Own Device), ist es nicht. Auch hier unterstützt das Document Compliance Management die Prozesse und erlaubt das zentrale Management der mobilen Endgeräte auf Serverseite. Damit sind die Devices keine Unbekannten mehr und können je nach Unternehmensentscheid für den Empfang und die Bearbeitung vertraulicher Dokumente autorisiert werden.
Großen Zuspruch finden die Lösungen auch in der Gremienkommunikation. Hier werden alle zur Sitzungsmappe gehörenden Dokumente und Anlagen an zentraler Stelle sicher hinterlegt, so dass die Aufsichtsräte losgelöst von zeitlichen oder räumlichen Gegebenheiten per Mausklick auf die Informationen zugreifen können. Mit der modernen und sehr sicheren Informationsbereitstellung handeln die Geldinstitute ganz im Sinne der BaFIN. Diese hatte im Zuge der Finanzmarktkrise 2008 weitergehende Anforderungen an die Tätigkeit von Aufsichtsräten definiert. Demnach sollten diese sich qualifiziert auf die jeweiligen Sitzungen vorbereiten, um die Bankgeschäfte angemessen nachvollziehen zu können. Alle Unterlagen und sämtliche für die Beschlussfassung relevanten Informationen müssen dementsprechend von der Bank rechtzeitig vor der Aufsichtsratssitzung zur Verfügung gestellt werden. Eine Herausforderung, die mit einer Lösung für Document Compliance Management vorbildlich gemeistert wird.
Sie möchten die Lösung kennen lernen? Wir freuen uns auf das Gespräch mit Ihnen und laden Sie ein, den Fachkongress ORGA /ITforBANKS vom 22. – 23. Mai 2012 in den Delight Rentral Studios in Berlin zu besuchen.
Die Brainloop AG, führender Anbieter für Document Compliance Management-Lösungen, wird dort zum Thema „Document Compliance Management“ referieren und mit einem Ausstellungsstand auf dem Kongress vertreten sein.
Foto von Brainloop AG – www.brainloop.de
