Den Fortschritt organisieren: ­Prozessorientierung in der BayernLB

Die BayernLB hat sich Ende 2020 neu aufgestellt: als #Fortschrittsfinanzierer. Die Entwicklung geht von der Universal-Bank hin zu einer fokussierten Spezialbank für die Zukunftsthemen der deutschen Wirtschaft. Besonderer Fokus liegt auf den Sektoren Mobilität, Energie, Technologie, Bau und Grundstoffe sowie Maschinen- und Anlagenbau. Der Fortschritt muss aber auch organisiert werden. Doch wie sieht eine fortschrittliche und zukunftsorientierte Bankorganisation aus? Welchen Entwicklungen muss sich eine zeitgemäße Governance unterziehen?

Ziel ist es, eine schlanke, prozessorientierte und fokussierte Governance aufzustellen, die sowohl nutzerorientiert ist als auch vor internen und externen Prüfungen Bestand hat. Drei Aspekte unterstützen den bankorganisatorischen Change innerhalb der BayernLB: erstens die Veränderungen in der Strukturorganisation mit sektoraler Ausrichtung, zweitens ein Projekt zur Verschlankung und Optimierung der schriftlich fixierten Ordnung und des internen Kontrollsystems sowie als letzten Punkt die Einführung eines neuen Governance-Tools.

Unterstützung beim strukturellen Wandel

Betrieben durch das interne Strategieprogramm, findet ein struktureller Wandel von der Universalbank zur fokussierten Spezialbank statt. Dieser erfordert Anpassungen der Strukturorganisation, um das Geschäftsmodell optimal zu stützen. Durch ein neues Zusammenarbeitsmodell im Firmenkundensegment wird die Entwicklung zum Spezialfinanzierer mit konsequentem Sektoransatz unterstützt. Dabei führt der Weg von der klassischen Aufbauorganisation mit Coverage- und Produkteinheiten zu einer organisatorischen Aufstellung mit zwei Bereichen im Fokus: Dem Bereich Energie & Mobilität mit den zugeordneten Kunden aus den Sektoren Energie & Mobilität und dem Bereich Technologie & Infrastruktur mit den zugeordneten Kunden aus den Sektoren Technologie, Maschinen und Anlagenbau sowie Bau und Grundstoffe.

Entlang der Zukunfttssektoren werden 12 Teams gebildet. Diese crossfunktionalen Sektorteams sind agil organisiert. In der Anfangsphase werden sie von Agile Coaches aus der Organisationsabteilung an eine selbstverantwortete agile Steuerung herangeführt. Ein Team ist ganzheitlich für einen Sektor verantwortlich und trägt folglich die Ergebnis-Verantwortung für die ihm zugeordneten Kunden. Durch die funktionsübergreifende Besetzung werden so aus Kundensicht die gesamte relevante Beratungs-und Produktkompetenz gebündelt. Jeder Kunde wird klar einem Sektorteam zugeordnet. Das heißt, das Team übernimmt die gesamthafte Verantwortung für die Bedienung dieses Kunden. Zusammenarbeitsmodell und Organisationsstruktur werden in einer internen Sektoren- und Chaptermatrix abgebildet. Dadurch wird auch die Funktionstrennung gewahrt.

Minimalprinzip mit maximalem Nutzen

Zu einer verschlankten Organisationsstruktur gehört zudem eine effiziente und optimierte Governance. Im Rahmen des aktuellen Transformationsprogramms der BayernLB sollen die schriftlich fixierte Ordnung (sfO) sowie das Interne Kontrollsystem (IKS) überarbeitet und verschlankt werden. Übergeordnetes Ziel ist eine Optimierung nach regulatorischem Minimalprinzip mit maximalem praktischen Nutzen für die Bank und deren Mitarbeiter. Neben einer Reduktion der sfO-Dokumente und der Schlüsselkontrollen sollen die sfO- und IKS-Governance sowie die Regelprozesse durch das Vorhaben optimiert werden. Hierzu wird die Vielzahl an Arbeitsanweisungen gescreent und die einzelnen Inhalte kodiert.

Häufig kam es zu Redundanzen von Prozessen oder die Inhalte waren sehr tief detailliert. Mithilfe einer neuen sfO-Pyramide werden die Inhalte neu zugeordnet, an Prozessschritte geknüpft oder – falls redundant – komplett gelöscht. Die Prozesse sowie die verbleibenden sfO-Elemente sollen redundanzfrei und nutzergerecht abgebildet werden. Eines der Hauptziele ist es, Prozesse als das führende sfO-Element und als Single Source of Truth für prüfende Einheiten (2nd, 3rd Line und Wirtschaftsprüfer) zu etablieren. Eine möglichst vollständige Prozessdokumentation ist die beste Basis für Prozessoptimierung und damit auch für die weitere Digitalisierung aller Prozesse.

Grundstein für fortschrittliche Bankorganisation

Unterstützt wird dieses Vorhaben durch die Implementierung des Governance-Tools TopEase, eine regelbasierte GovernanceRisk-Compliance (GRC)-Plattform für eine nachhaltige Unternehmenssteuerung. Das Tool dokumentiert in hoher Qualität und redundanzfrei die DNA des Unternehmens. Dazu gehören Prozesse im Modellierungsstandard BPMN 2.0 wird der Grundstein für eine digitalisierte sfO gelegt, die essentiell für eine fortschrittliche Bankorganisation ist. Unmittelbare Vorteile sind die Verzahnung, Vernetzung und Integration der einzelnen Governance-Elemente sowie effektives und automatisiertes Reporting.