Methode, Umfang und Intensität eines Trainings sollten den Aufgaben eines Compliance-Mitarbeiters angepasst sein. Personen in Schlüsselposition müssen in Präsenzschulungen durch den Compliance Officer trainiert werden. Das Training muss mit Angaben zu Teilnehmer, Zeitpunkt, Dauer und Inhalten dokumentiert werden. Es existieren gerade im Bankenbereich gesetzliche Grundlagen für ordnungsgemäße Compliance. Wichtig ist eine Compliance-Risiko-Bewertung (Risikoanalyse), auf deren Basis Handlungsanweisungen, Policys und Trainings entworfen werden.
Die Schulungen müssen die entsprechenden Handlungs- und Dienstanweisungen beinhalten. Dabei muss auf die unterschiedlichen Bedürfnisse von Abteilungen und Personen eingegangen werden. Tone from the Top ist die Basis, um Compliance erfolgreich zu verankern. Führungskräfte unterstützen Compliance und leben sie vor. Die Trainings müssen dabei so gestaltet sein, dass die angesprochenen Personen sie auch verstehen können.
Eine Reduktion auf das Wesentliche
Einerseits sollte das Unternehmen den geltenden Regularien entsprechen, andererseits müssen diese so kommuniziert werden, dass sie auch alle Anwender verstehen. Oft ist zu beobachten, dass theoretische Vorschriften wie Gesetze, Verordnungen oder Rundschreiben mit einem viel zu komplizierten und umfangreichen Regelwerk in die Praxis umgesetzt werden, oder dass die Vorgaben zu locker gesehen werden und entsprechend gearbeitet wird. Beides ist nicht passend. Eine Reduktion auf das Wesentliche und die Anpassung an die Bedürfnisse der Mitarbeiter ist angeraten.
Es gibt verschiedene Arten des Trainings, auch Kombinationen hieraus. Dazu zählen etwa: Präsenzschulungen, E-Learning, Frontal-, Dialog- und Gruppenschulung, Live- und Video-Schulung sowie die Inhouse-Schulung durch einen internen oder externen Trainer. Inhalte des Trainings, die ebenfalls miteinander kombiniert werden können, können sein: Code of Conduct, Corporate Governance, Interessenkonflikte, Geschenke und Einladungen, Korruptionsprävention, Kartellrecht, Preisabsprachen, Vertraulichkeitsbereiche und Chinese Walls, Geldwäscheprävention und Terrorismusfinanzierung, Geschäftspartner-Due-Diligence, Know Your Customer (KYC) oder Wertpapier- und Tax-Compliance.
„Das Ziel jedes Trainings muss ‚Compliance Awareness‘ sein.“
Eine bewährte Methode, Kollegen die Inhalte näherzubringen, sind Beispiele aus der Praxis, das sogenannte Storytelling. Diese Beispiele können aus dem eigenen Erfahrungsschatz stammen und der Wirklichkeit entnommen sein. Es ist aber durchaus legitim, auch Beispiele zu erfinden. Zwei konkrete Beispiele für die unbewusste Weitergabe von Insiderwissen veranschaulichen was gemeint ist.
Erstes Beispiel: Zwei Bank-Mitarbeiter sitzen im Flugzeug und bereiten sich auf eine Besprechung in einer Partnerbank in Frankfurt vor. Dabei geht es um geplante Wertpapierkäufe für den Eigenhandel. Dabei unterhalten sie sich angeregt und etwas lauter. Sie bedenken nicht, dass in einem Flieger nach Frankfurt mit hoher Wahrscheinlichkeit viele andere Banker sitzen, die nun aus erster Hand alle Neuigkeiten erfahren.
Zweites Beispiel: Im Raucherbereich einer großen Bank in München stehen um die Mittagszeit mehrere Berater aus dem Private Banking
beisammen und unterhalten sich über einen sehr wohlhabenden und in der Öffentlichkeit bekannten Kunden der Bank, Max Superreich. Dabei werden auch Details aus seinem Wertpapier-Portfolio besprochen, unter anderem die Höhe der geplanten Wertpapierkäufe. Ebenfalls im Raucherbereich stehen Handwerker, die gerade die Klimaanlage der Bank warten und Max Superreich aus den Medien kennen.
Praxisbeispiele wie diese zeigen den Teilnehmern auf anschauliche Weise, wie schnell Insiderwissen durch sorgloses Verhalten der Mitarbeiter an die
Öffentlichkeit gelangen kann. Auch Illustrationen, Bilder und Grafiken können dabei helfen, die Inhalte des Trainings für die Teilnehmer verständlich zu machen. Das Ziel jedes Compliance-Trainings muss letzten Endes „Compliance Awareness“ sein.
