Sie kennen das: Gerade eben waren Sie bei einer Schulung zu einem bestimmten Thema. Zurück in Ihrem Alltag stellen Sie bei der ersten Anwendung ernüchtert fest, dass Sie etwas umsetzen müssen, das Sie in der Schulung nicht gelernt haben. Compliance-Schulungen sind in dieser Hinsicht besonders gefährdet. Aber woran liegt das? Compliance-Themen sind oft komplex, die Umsetzung für ein Finanzinstitut nicht immer einfach und mit viel Aufwand verbunden.
Bei dieser Umsetzung werden viele Prozesse definiert und immer häufiger auch entsprechende Systeme zur Unterstützung eingesetzt. Eine zu allgemeine Schulung hilft wenig, weil die spezifischen Prozesse und Systeme die Aufgabenstellung verändern. Compliance-Beauftragte schulen oft so, wie sie das Thema lernen und begreifen mussten, damit sie schließlich die Anforderungen an Prozesse und Systeme definieren können. Einmal umgesetzt braucht es für die Anwender nicht mehr exakt das gleiche Wissen. Im Gegenteil ist auf der Anwenderseite häufig ein anderes Wissen gefordert. Schauen wir uns das am Beispiel einer Schulung zum Thema „Politisch Exponierte Personen“ (PEP) an.
Schulungsbeispiel PEP
Eine klassische Schulung zu diesem Thema hat den Zweck, dass die Teilnehmer entscheiden können, ob eine Person eine politisch exponierte Person ist oder nicht. Dazu werden die Funktionen und das Umfeld dieser Person hinsichtlich der PEP-Kriterien analysiert. In den meisten Banken werden im Rahmen von KYC-Prüfungen (Know Your Customer) entsprechende Systeme eingesetzt, welche Kundendaten mit sogenannten PEP-Datenbanken abgleichen. Solche Systeme erzeugen bei einer Übereinstimmung jeweils einen Treffer, der verifiziert werden muss. Die Personen in solchen PEP-Datenbanken sind dabei bereits kategorisiert. Ist es eine aktuelle PEP oder eine ehemalige? Handelt es sich um eine direkte PEP, das heißt um einen Amtsträger, oder eine ihm nahestehende Person? Die Herausforderung in der Praxis ist in der Regel nicht die Frage, ob die Person A eine politisch exponierte Person ist, sondern, ob die Person A (der Kunde, potentielle Kunde oder Zahlungsempfänger) dem Treffer B auf der Liste entspricht. Wenn meine zu prüfende Person der Person auf der Liste entspricht, dann ist meine Person eine PEP der angegebenen Kategorie. Und genau hier braucht es eben ein anderes Wissen. Wie weiß man, ob eine Person einem Eintrag auf der Liste entspricht? Welche Daten müssen übereinstimmen? Welche können abweichen? Wie groß darf die Abweichung sein? Welche anderen Informationsquellen habe ich? Und was mache ich, wenn ich es nicht beurteilen kann? Das sind alles Fragen, welche in der Praxis eine große Bedeutung haben.
Kenntnis der praktischen Umsetzung
Es gibt zahlreiche andere Beispiele von solchen Differenzen zwischen dem Inhalt einer Schulung und dem, was man dann in der Praxis wissen muss. Aber wie kann man dem abhelfen? Diese Frage kann so nicht pauschal beantwortet werden. Sicherlich gibt es Maßnahmen, die helfen, dass Schulungsinhalte auf die Praxis abgestimmt werden. Wichtiger ist, dass Compliance-Beauftragte genau wissen, wie die eingesetzten Systeme funktionieren, was deren Stärken und Schwächen sind und welche Fragestellungen sich daraus in der Praxis für die Anwender ergeben. Leider gibt es noch zu viele, die zwar die internen Vorschriften kennen, aber nicht, wie diese in der Bank konkret umgesetzt werden. Weiter ist es auch dienlich, wenn Personen, die solche Schulungen durchführen, hin und wieder direkt an der Compliance-Hotline sitzen. Dort erfahren sie, welche Fragen und Problemstellungen die Mitarbeiter haben.
Weiter ist es nicht verwerflich, wenn man für die Erarbeitung der Schulung einen (internen) Spezialisten hinzuzieht. Keine Person ist in allen Bereichen die Fachperson. Dies kann zum Beispiel auch einmal ein Kundenberater sein, welcher seinen Mitarbeitern erklärt, wie er die neuen Vorschriften in der täglichen Arbeit anwendet. Schließlich braucht es auch eine regelmäßige Überprüfung der Wirksamkeit von Schulungen. Dies kann beispielsweise durch Mitarbeiterbefragungen geschehen oder durch eine Analyse, ob die Anfragen zum Schulungsthema nachhaltig abgenommen haben oder nicht.
Den Fokus auf das Wesentliche legen
Gerade weil die Vorschriften, Prozesse und Systeme immer komplexer werden, ist es wichtig, dass Schulungsinhalte auf das Wesentliche aus Sicht des Anwenders fokussiert sind und auf dessen Fragestellungen eingehen.
