Eine sichere Bargeldversorgung hängt von vielen Faktoren ab. Geben Kunden Scheine und Münzen am Schalter oder über Einzahlungsautomaten ab, folgen für die Institute zeitintensive und häufig manuelle Prozesse. Mit der Bearbeitung der Bargeldzahlungen sind dann wiederum finanzielle Mehraufwände verbunden. Bis vor einigen Jahren haben Finanzinstitute davon abgesehen, diese an ihre Kunden weiterzugeben.
Aufgrund der gestiegenen regulatorischen Auflagen und der veränderten Situation am Finanzmarkt hat sich jedoch ein Umdenken eingestellt. Banken und Sparkassen stehen aktuell vor der Frage, wie sich das Bargeldhandling künftig effizienter und kostensparender gestalten lässt. Der Lösungsweg der Sparkasse Fulda: Mit einem optimierten Safebag-Verfahren und einer modernen Strategie zur Bargeldbepreisung, Mitarbeiter zu entlasten und Ressourcen zu schonen.
Lastenteilung zwischen Institut und Kunde
Bei der Sparkasse Fulda sah das Vorgehen bis vor Kurzem wie folgt aus: Kunden gaben ihr Bargeld an den Schaltern ab, dort wurde das Geld gezählt und die Mitarbeiter schrieben dem Kunden die gezählten Gelder gut. Die Gebühren wurden anhand von Textschlüsseln berechnet und je nach Abrechnungsmodus dem Kundenkonto belastet. Um zukünftig ein standardisiertes Verfahren für das Safebag-Verfahren zu schaffen, setzt die Sparkasse Fulda nun auf eine Software, die unter anderem die individuelle Bargeldbepreisung ermöglicht.
Entgeltmodelle schaffen Transparenz
Grundlegend gibt es für die Bepreisung von Bargeldeinzahlungen in Form von Safebags drei Entgeltmodelle: ein pauschaler Preis pro Safebag, ein Entgelt auf Basis des Betrages oder ein Entgelt auf Basis der gezählten Münzen. Variante eins ist nicht bei allen Kunden gleichermaßen akzeptiert. Denn der pauschale Preis lässt keinen Bezug zum tatsächlichen Aufwand bei der Geldbearbeitung zu. Die logische Konsequenz: Ein Entgelt lässt sich besser durchsetzen, wenn es nachvollziehbar ist. Die Sparkasse Fulda hat sich deshalb für die Bepreisung auf Basis des Betrages entschieden.
Da Kunden aber auch Safebags mit Kleinstbeträgen abgeben und diese gleichermaßen Aufwand erzeugen, haben die Verantwortlichen einen Betrag definiert, bis zu dem die Sparkasse eine Pauschale berechnet. Liegt der Inhalt eines Safebags über diesem Schwellenwert, berechnet sie das Entgelt als Prozentsatz des gezählten Betrages. Um Abweichungen vom Standard und die damit einhergehende Komplexität der Prozesse zu vermeiden, hat die Sparkasse eine klare Leitlinie festgelegt. Beschlossen wurde eine Preisstaffelung, in der Sonderkonditionen eine Ausnahme bleiben.
Umsetzung mit digitaler Lösung
Da bei der gewählten Variante „Entgelt auf Basis des realen Betrages“ das eigene Rechenzentrum nicht unterstützen kann, bezogen die Verantwortlichen die Alvara Digital Solutions ein. Über deren Webplattform erfassen die Filialen die Kunden-Safebags inklusive der Kontoverbindung für eine Gutschrift. Zudem übermittelt der Wertdienstleister, der mit der Abholung und Zählung der Gelder der Sparkasse beauftragt ist, den gezählten Betrag per standardisierter Schnittstelle an die Plattform.
Das Modul „Bargeldbepreisung“ übernimmt dann die Safebag-Daten. So lässt sich das fällige Entgelt einfach und automatisiert durch das vorkonfigurierte Gebührenmodell berechnen. Auch die Buchung erfolgt über das System – wahlweise lässt sich dabei das Entgelt vom gezählten Betrag abziehen oder dem Kunden separat zuschreiben. Weiter erzeugt die Anwendung SEPA-Buchungsdateien und legt diese in einem Verzeichnis ab, aus dem die Dateien automatisiert an die Zahlungsverkehrsanwendung der Sparkasse übermittelt und dort verarbeitet werden.
Mit der Softwarelösung konnte die Sparkasse Fulda ihr Safebag-Verfahren nicht nur digital abbilden, sondern an allen Stellen optimieren. Wichtig für die Kundschaft ist jedoch vor allem eines: ein transparentes Modell für entstehende Entgelte. Denn nur eine konsequente Vorgehensweise schafft Akzeptanz bei den Kunden. Eine Bargeldbepreisung mit System erfüllt diese Anforderung.
Annemarie Müller
Sparkasse Fulda
Annemarie Müller ist Mitarbeiterin der Betriebsorganisation bei der Sparkasse Fulda.
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