BANKINGNEWS: Wie können Compliance-Risiken zuverlässig erfasst werden, wenn man die neuen Regelungen der Bundesbank bzgl. der Vereinheitlichung des XML-Reportings berücksichtigt, die seit diesem Januar gelten?
Trautner: Eine verlässliche ganzheitliche Ansicht von Geschäftsprozessen und Informationsflüssen lässt sich mit Hilfe entsprechender Werkzeuge recht einfach erstellen. Eine solche ganzheitliche Ansicht kann und sollte auch die für Compliance notwendigen Risiko-Kontrollpunkte beinhalten. Die neue XML-Datenübermittlung für Kapitalverwaltungsgesellschaften, die Alternative Investmentfonds führen möchten, bedeutet darüber hinaus aber auch die Generierung und Bearbeitung der Informationen. Auf Grund dieses erhöhten Aufwands, sollten Kapitalverwaltungsgesellschaften auf die Nutzung eines geeigneten Software-Werkzeugs zur Unterstützung bei der Erzeugung dieser XML-Meldungen nicht verzichten.
Wie wird eine funktionierende Compliance in Einklang mit den täglichen Geschäftsprozessen und Anforderungen involvierter Stakeholder gebracht?
Natürlich stellt sich oft die Frage, inwiefern Compliance mit Geschäftsprozessen und deren Analyse zusammenhängt. Das mit Compliance verwandte Risk Management spielt schon seit langer Zeit eine große Rolle zum Beispiel bei der Six Sigma-Methode, bei der es um die Fehlerminimierung geht. Der logische Schritt zur Prozessanalyse und -optimierung ist demnach nicht weit.
„KVGs sollten nicht auf Software-Werkzeuge verzichten“
Durch Funktionen wie etwa benutzerdefinierte Filter und Benachrichtigungszeitpläne lassen sich Prozessverantwortliche und Stakeholder über die Effizienz der Unternehmensprozesse jederzeit informieren. Dank der Funktionalität für Sofortkommentare können sich Stakeholder außerdem unverzüglich mit anderen austauschen und so Reaktionszeiten verkürzen. Unternehmen und Finanzdienstleister erhalten somit Rahmenbedingungen für die Optimierung von Geschäftsprozessen, die sowohl die Anforderungen der einzelnen Stakeholder als auch die des Unternehmens erfüllen.
Wie kann die konstruktive Zusammenarbeit im Sinne der Compliance innerhalb der Corporate Governance, aber auch über alle Units im Unternehmen hinweg gestaltet werden?
Die Einhaltung von Compliance und damit verbunden auch das Aufdecken von Verbesserungspotenzialen funktioniert freilich nur, wenn auch die Mitarbeiter von Anfang an in die Dokumentation der Arbeitsschritte gemäß der Corporate Governance eingebunden werden. Ihre Arbeit muss als sinnvoll und wichtig anerkannt werden. Haben sie dagegen das Gefühl, die lästige Dokumentations-Aufgabe nur aufgebrummt bekommen zu haben, ist das ein Garant für das Scheitern. Compliance-Initiativen bringen nur dann einen echten Mehrwert für das Unternehmen, wenn Prozesse für alle beteiligten Mitarbeiter nicht nur sichtbar, sondern auch leicht und schnell auffindbar und nutzbar sind. Die Ernennung eines Compliance Managers kann dabei hilfreich sein.
In Ihrem Whitepaper haben Sie ja bereits ein neues XML-Tool vorgestellt, das mehr Transparenz im Reporting über Investmentvermögen gewährleisten soll. Wie darf man sich das konkret vorstellen?
In enger Zusammenarbeit mit einem unserer Kunden entwickelten wir ein webbasiertes XML-Tool für die Meldungen an die Bundesbank, das die Möglichkeit bietet, Daten zu importieren und einfach und schnell die XML-Meldung zu erstellen. Dank des Einsatzes von Web-Technologien läuft das XML-Tool in jedem modernen Browser. Benutzer bekommen eine übersichtlich strukturierte Oberfläche, über die festgelegt werden kann, welche Meldungen erstellt werden sollen.
„Mitarbeiter müssen direkt eingebunden werden“
Die eigentliche Arbeit, die Aggregierung der benötigten Daten sowie die Erzeugung der Meldung, erledigt die Backend-Komponente serverseitig. Bevor die fertige XML-Meldung an die Bundesbank übermittelt wird, lässt sich die Validität im Hinblick auf vorgegebenen Richtlinien durch die Bundesbank überprüfen. Somit kann sichergestellt werden, dass die erzeugte XML-Meldung konform zum vorgegebenen Meldeschema ist. Die Datenübermittlung erfolgt dann über das Extranet der Deutschen Bundesbank.
Die Umsetzung ist wahrscheinlich zunächst mit sehr viel Aufwand verbunden. Welchen Nutzen können die Verantwortlichen in den Instituten in Bezug auf ihr Prozessmanagement ziehen?
Nach der initialen Einrichtung sowie einer individuellen In-House-Beratung sind meldepflichtige Unternehmen in der Lage, das System eigenständig zu betreiben. Die Datenerfassung selbst kann manuell durch den Benutzer erfolgen oder automatisch durch einen Import. Stammdaten müssen nur einmal erfasst oder können aus externen Quellen eingelesen werden.
„Der Nutzen liegt in der Überprüfbarkeit und der Transparenz“
Nach der Konfiguration und Anbindung an die Datenquellen ist auch eine automatische Erzeugung der XML-Meldungen möglich. So lässt sich beispielsweise am Ende des Berichtsmonats die monatliche Meldung vom System selbstständig erzeugen. Ein großer Nutzen in Bezug auf das Prozessmanagement sind die Überprüfbarkeit und die Transparenz. Die Abläufe für die Generierung des XML-Dokuments sowie für das Aggregieren der benötigten Daten lassen sich leicht selbst anpassen und verändern. Der durch die automatische Datenerfassung erzeugte Datenpool kann neben der primären Aufgabe der Erzeugung der XML-Meldungen auch zusätzlich sekundär genutzt werden. Dashboards mit verschiedenen Charts bieten zum Beispiel die Möglichkeit, Informationen grafisch aufzubereiten und können in Verbindung mit KPIs herangezogen werden, um zeitnah Entwicklungen zu identifizieren und geeignete Maßnahmen treffen zu können. Anstrengungen im Zuge der Erstellung eines korrekten XML-Reportings sollten nicht als Selbstzweck verstanden werden, sondern als lohnenswerte Möglichkeit, Transparenz zu schaffen: Wer also die Richtlinien nicht nur aus gesetzlichen Gründen umsetzt, sondern dabei gleichzeitig die eigenen Prozesse optimiert, profitiert doppelt.
Das Gespräch führte
Christian Grosshardt
