Laut dem amerikanischen Wirtschaftswissenschaftler Kai Yang sind Prozesse der „Kleber, der ein System zusammenhält“. Gemäß diesem Motto verfügt die European Bank for Financial Services (ebase) über eine vollständig dokumentierte, digitale Prozessdokumentation von rund 700 Prozessen, die als Anweisungen die schriftlich fixierte Ordnung der Gesellschaft bilden und alle operationellen Risiken und Kontrollen beinhalten.
Verantwortung liegt in den Fachbereichen
Wir können damit auf eine nunmehr 18-jährige Erfolgsgeschichte zurückblicken. Ein wesentlicher Schlüssel zum Erfolg: Die Verantwortung für die Erstellung und Aktualität der Prozesse liegt bei den Fachbereichen. Konkret werden die Prozesse dezentral durch ausgebildete Modellierer in den Fachbereichen im Geschäftsprozessmanagement-Tool ADONIS eigenständig modelliert. Die Betroffenen sitzen also an einem Tisch und optimieren ganz nebenbei den Prozess im Zuge der Erstellung. Wenn alle Beteiligten zum ersten Mal den Arbeitsablauf gesamthaft betrachten, alle Schnittstellen überblicken und alle Begrifflichkeiten geklärt werden, ergeben sich bereits Optimierungspotenziale.
Eine Qualitätssicherung aller erstellten Prozesse erfolgt im zentralen Prozessmanagement. Dadurch erreichen wir eine hohe und einheitliche Qualität der Dokumentation und deren Detaillierungstiefe. Auch für das Problem der Prozessaktualität haben wir eine systemunterstützte Lösung gefunden. Mittels eines Workflows werden alle Prozessverantwortlichen einmal jährlich aufgefordert, die Aktualität ihrer Prozesse zu überprüfen. Und das System hält das auch nach.
Alle Prozesse stehen allen Mitarbeitern stets aktuell und digital zur Verfügung
Die vollständige Dokumentation aller Arbeitsabläufe und der damit zusammenhängenden Arbeitsumgebungsmodelle – darunter verstehen wir Dokumente, IT-Systeme, Organigramme oder Rollenbeschreibungen – liefert einen umfassenden Datenbestand, der zahlreiche Auswertungsmöglichkeiten bietet. So werden beispielsweise aus dem System alle Stellenbeschreibungen der Mitarbeiter automatisch generiert und verschiedene Auswertungen für das Notfallmanagement erstellt.
Einen entscheidenden Mehrwert bietet die Prozessmodellierung bei der Verknüpfung mit dem OpRisk-Management: In der Software werden die operationellen Risiken gepflegt. Diese werden in Form von Risikokatalogen abgebildet und bilden zusammen das OpRisk-Risikoinventar der Bank. Eine OpRisk-Risikoinventur wird im Rahmen der Gesamtrisikoinventur mindestens einmal jährlich mit Systemunterstützung durchgeführt. Das Ergebnis ist das OpRisk-Risikoinventar, in dem alle operationellen Risiken der ebase, bewertet nach dem „Most-Realistic-Case“ (realistische Schadenshöhe) und „downside-Risk“ (maximale Schadenshöhe), aufgeführt sind. Die Besonderheit ist dabei, dass alle Risiken mit den Aktivitäten der Prozesse verknüpft sind, in denen sie entstehen, und dies im Risikoinventar angegeben wird.
Auch im Prozessmanagement ist Anwenderfreundlichkeit essenziell
Natürlich sind in den Arbeitsabläufen auch alle Kontrollen modelliert und gekennzeichnet. Die Kontrollen enthalten ein Kotrollziel und werden mit den Risiken verknüpft, die sie minimieren sollen. Durch das System steht also jederzeit der interne Kontrollkatalog aller rund 2.000 Kontrollen zur Verfügung. Darin sind alle Kontrollen aufgeführt, die das Risiko minimieren.
Wie bei allen Systemen, ist auch im Prozessmanagement die Anwenderfreundlichkeit entscheidend für die Akzeptanz bei den Mitarbeitern. So planen wir in 2019 die Umstellung auf das neue System ADONIS NP. Dies ermöglicht allen Benutzergruppen im Unternehmen einen modernen, webbasierten und zielgruppengerechten Überblick über ihre Arbeitsabläufe, Kontrollen, Risiken, Dokumente und Aufgaben.
