Als einer der Kernpunkte des UK Bribery Act stellt besonders der Umgang mit Geschäftspartnern viele Institute vor große Herausforderungen. Gerade im internationalen Umfeld sind oftmals die Voraussetzungen innerhalb der Konzerngesellschaften so unterschiedlich, dass eine vollumfassende Transparenz nur sehr schwer herzustellen ist. Dies ist sowohl für die Erfassung und risikobasierte Betrachtung der Geschäftspartner als auch die Überwachung von Transaktionen im Zusammenhang mit den Geschäftsverbindungen ein nicht zu unterschätzender Aspekt.
Geschäftspartner oder Kunde?
Eine erste Hürde stellt die Abgrenzung von Geschäftspartnern und Kunden dar, die in einigen Fällen miteinander verschmelzen und dann sowohl im Rahmen des KYC-Prozesses als auch in Bezug auf ihr Risikoprofil bewertet und kategorisiert werden. Die sich daraus ergebenden Maßnahmen müssen in jedem Fall auch über den KYC- bzw. KYB-Prozess weiterverteilt werden, um einander entgegenstehende Beurteilungen auszuschließen und die identifizierten Risiken bestmöglich transparent zu machen. Grundsätzlich ist der KYC-Prozess in Bezug auf Geldwäschepräventionsaspekte ausgerichtet, nicht jedoch auf die speziellen Anforderungen der Risikobetrachtung nach Korruptionsgesichtspunkten. Daher ist es umso wichtiger, von Beginn an eine klare und stringente Definition über Geschäftspartner und Kunden im Unternehmen zu etablieren und die nachgelagerten Prozesse entsprechend ihrer Risiken zu definieren.
Die „Good Practice Guidelines on Conducting Third-Party Due Diligence“ des Genfer Weltwirtschaftsforums bieten eine umfassende Hilfestellung zur Umsetzung der Anforderungen. Nach Herstellung voller Transparenz über alle Geschäftspartner ist es ratsam, eine sinnvolle Abgrenzung bzw. Abstufung innerhalb der eigenen Richtlinien zu definieren, da die Vorgabe seitens UK Bribery Act in Bezug auf „any business partner“ sehr weitreichend festgelegt ist. Diese Abgrenzung bildet dann die Grundlage für die risikobasierte Bewertung und den daraus folgenden Umgang mit den Geschäftspartnern bis hin zur erweiterten Due Diligence.
Monitoring und Validierung
Ein weiterer Aspekt ist das Monitoring und eine regelmäßige Validierung der Risikokategorisierung. Um möglichst schnell auf Änderungen reagieren zu können, haben bereits zahlreiche Industrieunternehmen und Kreditinstitute ein fortlaufendes Screening aller Geschäftspartner implementiert, anstatt in Abständen von ein bis fünf Jahren eine Aktualisierung vorzunehmen. Dieses fortlaufende Screening bietet nicht nur die Sicherheit, schneller auf Auffälligkeiten oder Änderungen reagieren zu können, sondern ermöglicht auch die Einbettung standardisierter Online-Suchen zu Korruptionsbegriffen im Zusammenhang mit Geschäftspartnern.
Transparenz ist unverzichtbar
Immer wichtiger wird auch die gesonderte Behandlung von Amtsträgern, insbesondere wenn diese zu Veranstaltungen eingeladen werden oder beispielsweise aktive Politiker im Rahmen eines Events für einen Vortrag engagiert und entsprechend bezahlt werden. Obwohl dies durch den UK Bribery Act nicht explizit verboten ist, kann es dennoch sehr schnell den Anschein einer möglichen Beeinflussung entstehen lassen oder einen Interessenkonflikt hervorrufen. Die britischen Aufsichtsbehörden haben bereits Ende 2016 bei einigen namhaften Banken Detailinformationen zu vergebenen Zuwendungen angefordert. Es ist nicht auszuschließen, dass sich zukünftig auch international die Anzahl der behördlichen Anfragen und Untersuchungsverfahren erhöhen wird. Eine detaillierte Übersicht aller erhaltenen und vergebenen Zuwendungen, aber auch die Transparenz darüber, welche Personen verschenkte Tickets zu Veranstaltungen tatsächlich in Anspruch genommen haben, ist daher unverzichtbar.
Es gibt Aufholbedarf
Nicht zuletzt gewinnt auch der Erfahrungsaustausch immer mehr an Bedeutung. Dies ist beispielsweise in Großbritannien und Deutschland im Zusammenhang mit Kreditbetrug bereits gang und gäbe und wird von Banken- und Leasingverbänden zum Teil sogar stark gefördert, um dem Austausch einen entsprechend formalen Rahmen zu schaffen. Zum Thema Korruptionsprävention gibt es diesbezüglich noch deutlichen Aufholbedarf, sowohl in der Durchführung als auch bei der allgemeinen Akzeptanz der Notwendigkeit einer bankenweiten Zusammenarbeit. In den USA sowie in Großbritannien hat sich die sogenannte „Madison Group“ etabliert, die sich aus Vertretern der Banken und Finanzinstitute zusammensetzt und regelmäßig neue regulatorische Entwicklungen, aber auch Erfahrungen in der Umsetzung der Anforderungen diskutiert. Besonders im Hinblick auf die wachsende Zahl der Ermittlungsverfahren sowie neuer Antikorruptionsgesetze mit internationaler Ausprägung ist eine stärkere Kooperations- und Kommunikationsbereitschaft zwischen Finanzinstituten nicht nur wünschenswert, sondern zunehmend erforderlich.
